- Separe pré-vendas de vendas: pipeline do SDR não deve virar o mesmo funil do closer
- Qualificação tem que caber em 2–4 perguntas (e virar campo, não texto solto)
- Cadência boa gera tarefa automática, não depende de memória
- Handoff é evento: critérios + checklist + dono claro (quem faz o próximo passo)
- Métricas úteis para SDR: tempo de 1º contato, tentativas por lead, taxa de conexão e SQLs gerados
1) Defina o que é “lead trabalhável” (antes do CRM)
Antes de desenhar etapas, combine regras simples: de onde vem o lead (fontes), quem entra na fila do SDR e o que vira descarte/reciclagem. Se o time discute isso toda semana, o problema não é o CRM — é a definição. Coloque essas regras por escrito e deixe visível para o time.
2) Crie um pipeline exclusivo de SDR (pré-vendas)
Evite o erro clássico: misturar prospecção/triagem com negociação. Um pipeline de SDR costuma ser curto e orientado a ação: “Novo”, “1º contato”, “Em cadência”, “Conectado”, “Qualificado (SQL)”, “Descartado” e “Reciclagem”. Se o seu funil tem 15 etapas, ele está descrevendo a ansiedade do time — não o processo.
3) Transforme qualificação em campos obrigatórios
Qualificação não pode ficar só em anotações. Crie 4–8 campos objetivos (dropdown, checkbox, número) e defina quais são obrigatórios para marcar SQL. Ex.: segmento, tamanho, dor principal, prazo, autoridade/decisor, ferramenta atual e “próximo passo”. Quanto menos texto livre, mais previsível fica o handoff e o relatório.
4) Configure cadências como sequência de tarefas (não como lembrete solto)
Cadência boa é aquela que gera uma fila diária: tarefas com prazo, canal e modelo. Exemplo simples: D0 WhatsApp, D1 ligação, D3 e-mail, D5 ligação + WhatsApp, D7 tentativa final + reciclagem. Se o CRM não automatiza cadência, padronize pelo menos o checklist de atividades e use templates.
5) Implemente regras de distribuição e SLA de primeiro contato
Mesmo sem um número “mágico” universal, existe um consenso prático: quanto mais rápido o primeiro contato, melhor a chance de conversa real. Configure: (a) roteamento (round-robin ou por carteira), (b) limite de leads por SDR, (c) alerta/atividade automática ao criar lead, (d) política de devolução para fila se ficar parado.
6) Desenhe o handoff com checklist e 'dono do próximo passo'
Handoff sem checklist vira telefone sem fio. Defina critérios para virar SQL (campos preenchidos + interesse mínimo) e um pacote padrão: resumo curto, dor, contexto, objeções, agenda e canal preferido. No CRM, o lead deve trocar de dono e já sair com a próxima atividade criada (ex.: reunião marcada ou follow-up do closer).
7) Crie 3 painéis que o SDR realmente usa
Sem dashboard “bonito” e inútil. Comece com: (1) Minha fila de hoje (tarefas vencidas/para hoje), (2) Leads em cadência sem resposta (por tempo parado), (3) SQLs gerados por período e por fonte. Só depois disso faça relatórios mais elaborados.
Modelo de pipeline de SDR (enxuto) que costuma funcionar
Se você quer algo copiável, comece simples e só complexifique quando doer. O pipeline abaixo cobre 90% das operações de pré-vendas no Brasil (inbound e outbound).
Dica de operação: deixe claro o que faz um lead “avançar” de etapa — sempre baseado em evidência (contato, resposta, reunião), não em sentimento.
- Novo (ainda não trabalhado)
- 1º contato em andamento (tentativa inicial feita)
- Em cadência (sequência ativa, múltiplas tentativas)
- Conectado (houve conversa real)
- SQL (qualificado e pronto para o closer)
- Descartado (não faz sentido agora)
- Reciclagem (voltar depois com motivo definido)
Campos de CRM para SDR: o mínimo que evita retrabalho
Quando o CRM vira “campo livre para tudo”, você perde padronização e cria um time dependente de memória. Prefira campos estruturados.
A regra é: se a informação vira decisão (passar adiante, priorizar, segmentar), ela merece um campo próprio.
| Campo | Tipo | Pra que serve (na prática) |
|---|---|---|
| Fonte do lead | Lista (dropdown) | Separar qualidade por canal e ajustar prioridades |
| Motivo de interesse/dor | Lista + observação curta | Dar contexto pro closer e orientar abordagem |
| Segmento / ICP | Lista | Evitar que SDR qualifique o que nunca fecha |
| Tamanho (ex.: nº de pessoas/unidades) | Número ou faixa | Ajudar fit e roteamento por senioridade do closer |
| Prazo | Lista (0–30d, 31–90d, 90d+) | Definir se vira SQL agora ou reciclagem |
| Próximo passo | Lista | Obrigar o lead a sempre ter uma ação definida |
| Data do próximo contato | Data | Controlar fila e evitar lead “esquecido” |
| Motivo de perda/descarte | Lista | Aprender com padrões e limpar a base sem achismo |
Cadência de SDR: exemplo simples para começar (e ajustar depois)
Cadência não é agressividade; é consistência. O ponto é criar um ritmo que o SDR consiga executar todo dia, sem virar uma planilha paralela.
Ajuste canais conforme seu contexto: se o WhatsApp é o canal principal, ele entra mais vezes — mas sem virar spam. E sempre com opção clara de parar o contato.
| Dia | Canal | Objetivo | Saída desejada no CRM |
|---|---|---|---|
| D0 | WhatsApp ou e-mail | Abrir conversa e validar contexto | Atividade registrada + etapa 'Em cadência' |
| D1 | Ligação | Conectar e levantar 2–3 perguntas de qualificação | Resultado da ligação + campos preenchidos |
| D3 | Resumo curto + pergunta fechada | Template enviado + próximo passo agendado | |
| D5 | Ligação + WhatsApp | Última tentativa ativa | Conectou? 'Conectado' | não? manter cadência |
| D7 | Mensagem final + reciclagem | Encerrar com educação e combinar retorno | Mover para 'Reciclagem' com motivo e data |
Erros comuns ao montar CRM para SDR (e como evitar)
O CRM raramente “dá errado” por falta de recurso. Dá errado quando vira um lugar onde ninguém confia: dado incompleto, etapa confusa e dono indefinido.
Se você reconhecer algum item abaixo, corrija primeiro o processo — depois discuta ferramenta.
- Misturar pré-vendas com negociação e inflar o funil
- Não ter definição clara de SQL (cada SDR qualifica de um jeito)
- Depender de anotações longas em vez de campos estruturados
- Sem regra de devolução para fila quando o lead fica parado
- Dashboards cheios e rotina vazia (ninguém abre a “fila do dia”)
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre pipeline de SDR e pipeline de vendas (closer)?
Quantas etapas um funil de SDR deve ter?
O que não pode faltar em uma cadência dentro do CRM?
Como saber se o SDR está usando o CRM de verdade?
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